Стильный юрист
Назад

Шаблон конверта в Word - Отличный секретарь

Опубликовано: 07.06.2020
Время на чтение: 4 мин
0
0

Устанавливаем параметры

Для начала нужно понять, конверты какого формата закупила наша компания. Если неизвестно, то берем в одну руку линейку, в другую конверт и измеряем его стороны.

Открываем Word и находим вкладку верхнего меню «Рассылки». Переходим в нее и видим, что первая слева группа команд называется «Создание» и содержит две кнопки: «Конверты» и «Наклейки». Нас интересуют именно шаблон конверта в Word, так то кликаем по этой кнопке.

Открывается окошко с двумя вкладками: Конверты и Наклейки. На самом деле, неважно, на какую из кнопок группы команд мы нажмем, потому что в любом случае будет открыто это окно, просто активны будут разные вкладки. У нас конверты.

Прежде всего задаем формат конверта. Для этого, игнорируя пока что все поля, сразу нажимаем на кнопку «Параметры».

Открывается очередное окно «Параметры конверта», в котором тоже две вкладки: Параметры конверта и Параметры печати.

Выбираем формат именно наших конвертов.

Здесь же можно настроить место расположения адреса и обратного адреса, задать шрифты.

Теперь переходим во вкладку этого же окна «Параметры печати». Здесь выбираем принтер и устанавливаем положение конверта в лоток принтера. Когда все будет готово, нажимаем ОК.

Разновидности деловых писем

Шаблон конверта в Word - Отличный секретарь

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме. Могут быть электронными и обычными.
  • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
Предлагаем ознакомиться  Как оформить частный дом в собственность

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
Предлагаем ознакомиться  Как писать рекомендательное письма с учебного заведения

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Сохраняем шаблон конверта в Word

Возвращаемся в наш файл и вновь кликаем по кнопке «Конверты». Открывается то же самое окно «Конверты и наклейки», но теперь в нем есть наш обратный адрес.

В том же окне «Конверты и наклейки» задаем любой адрес, чтобы посмотреть, как он будет выглядеть. Если что-то не устраивает в настройках по умолчанию, форматируем его вручную. После этого конверт можно отправлять на печать.

Шаблон конверта Word готов. Убираем из него адрес получателя (настройки этого поля при этом сохраняются) и сохраняем его как шаблон. Для этого идем во вкладку Файл и выбираем команду «Сохранить как». В качестве формата файла выбираем «Шаблон ворд».

Украшаем конверт в ворде

Простейший вариант украсить конверт в ворде к Новому году – поместить на него тематический рисунок. У меня это будет рождественская композиция.

Чтобы добавить ее на конверт, отправимся во вкладку верхнего меню «Вставка», в группе команд «Иллюстрации» выберем кнопку «Рисунок» и нажмем на нее. Выберем рисунок с жесткого диска, нажмем на кнопку вставить, и картинка появится на конверте.

Настроим ее размер и положение на странице. Если картинка вдруг окажется обрезанной, то это означает, что частично она задела поле, предусмотренное для текста на конверте. Не расстраиваемся, а кликаем по картинке правой кнопкой мыши и в меню выбираем команду «Обтекание текстом» (иконка с собачкой). Выбираем вариант обтекания текстом, при котором наш картинка видна полностью.

Такая картинка пусть не очень много, но все-таки кусочек новогоднего настроения и радости детишкам принесет.

Предлагаем ознакомиться  Проверка пожарных кранов на водоотдачу: требования, методики, акт || Акт проверки пожарных кранов образец заполнения

Добавление рисунка на цветной фон

Очень важно при выборе рисунка для украшения конверта выбирать такой, на котором изображен один четкий объект на белом фоне. Тогда можно будет красиво поместить этот объект на цветной фон. У меня это будет красная елочка, а дополнительно – снежинки из коллекции Word.

После того, как елочка окажется на конверте, ее будет окружать некрасивое пятно ее белого фона. Чтобы задать фон, нужно кликнуть сначала по картинке, а потом по кнопке «Работа с рисунками», которая появится на самом верху рабочего окна. Откроется специальное меню для обработки рисунков. Крайняя кнопка слева – «Удалить фон». Нажимаем на нее, и наша елочка получается на голубом, а не на белом фоне.

Не нужно требовать от этой кнопки слишком многого: все-таки, это ворд, а не фотошоп. Но простые рисунки здесь можно обработать вполне прилично.

Как добавить картинку с жесткого диска, показано выше. Коллекцию ворд открывает соседняя кнопка «Картинка». При нажатии на нее справа открывается область задач «Картинка», в которой есть строка поиска.

Простой клик по результату поиска добавит картинку в документ. Настраиваем положение снежинок на конверте.

Точно так же можно украсить конверт в ворде логотипом компании, подложкой, любой надписью или объектом.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector