Стильный юрист
Назад

Хронометраж как персональная система учета времени

Опубликовано: 20.05.2020
Время на чтение: 10 мин
0
3

Название техники: Хронометраж, учет затрат времени

Назначение:

  • Мониторинг: создание объективного представления о том, на что Вы на самом деле тратите время день за днем, есть ли какая-то динамика (например, можно вовремя заметить, что Вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать).
  • Мотивация. Хронометраж способен очень мощно «встряхнуть», если правильно обработать его результаты и осознать их.
  • Измерение. Определение реальных затрат времени на какие-то отдельные виды работ. Например, если Вы знаете, за какое время Вы расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки какой-то серии интервью.
  • Выявление Вашего характерного набора «воров времени» — тех «дыр», через которые день может весь «вытечь», едва начавшись.

Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или софт. Такого софта полно и для маков, и под windows. Но я его не использую, так же как не использую и будильники, которые противно пиликают каждые 10 минут, или кухонные таймеры, поставленные на время 10 минут.

Сейчас для хронометража мне нужны только часы, блокнот или бланк, ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере — результаты вносятся из бланков 3-7 раз в неделю.

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки. С бланками обработка идёт быстрее.

Тут — одна сторона бланка. А вообще он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Хронометраж как персональная система учета времени

Я начинала хронометраж в 1998 году, тогда я вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, а толку было маловато.

Почему?

Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь: «Пишу диссертацию, 75 минут» или «Мою посуду, 20 минут».

Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение профессиональной литературы и так далее.

Это — избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить.

Но на самом деле это все полезно только в первые 2-3 недели, когда Вы ловите главных и самых наглых «воришек времени».

Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны.

1) Потери2) Главное3) Рутины4) Сон и отдых

Всё. Мне этого достаточно.Что относится к каждой из категорий?

Потери:

  • Дорога (если не читаю и не слушаю аудиокнигу, и не специально гуляю;
  • Бессмысленный и беспощадный интернет-серфинг. (Вот он, мой главный вор времени!)
  • Ненужные дела. Если быть честным, то сюда надо записывать все, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще.
  • Ненужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.

Важное:

  • Все, что можно назвать «стратегическим вложением времени и сил» — включая самые главные и новые части работы;
  • Все, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях;
  • Все новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов;
  • Новые контакты (но не болтовня);
  • Развивающие удовольствия (!) — например, чтение, фотографирование, рисование.
  • Все, что связано со здоровьем (!) и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку (они для меня пока не стали рутинами).
  • Все, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование.
  • Время для размышления. Не путать с моментами, когда под видом «я думаю» просто сидишь и … не думаешь ?
  • Дневники.
Предлагаем ознакомиться  Подача исполнительного листа в службу судебных приставов

Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в «важное». Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины дел и просто рисовать, к примеру, или гулять. Или смотреть кино.Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду ?

Рутины:

  • Все домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, «наведения красоты» на книжных полках);
  • Все повторяющиеся регулярные рабочие дела, когда я не делаю ничего нового;
  • Подавляющее большинство совещаний, собраний, рабочих встреч, отчетов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. «Проторить лыжню» — это почти всегда «важное» ).
  • Оплата счетов;

  • Проверка почты.

Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».

Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения, практики осознанности и аутогенная тренировка.

Лайфхаки

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Фуууух… С техниками разобрались. Теперь поделюсь с Вами главными правилами, а точнее лайфхаки тайм-менеджмента. Итак, поехали!

1. Используйте голосовой ввод

Как Вы знаете все новые идеи нужно записывать. И для того, чтобы процедура отнимала меньше времени – используйте голосовой ввод. На телефоне в заметках он точно есть.

2. Один день = одна задача, которая приближает к цели

Добавьте к списку обычных дел одну задачу для достижения цели и потратьте на неё час.

3.Один месяц = одна маленькая цель

Глобальную цель разбивайте на более мелкие, которые можно выполнить за один месяц. Так Вы небольшими шагами придете к достижению глобальной цели.

4. Используйте Trello

Матрицу Эйзенхауэра, тайм-менеджмент Scrum планируйте в программе управления проектами Trello.

5. Пятнадцатиминутный сон

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

По возможности включите небольшой сон в обеденный перерыв. Данный примем может повысить работоспособность.

6. Делите день на 3 части

Утро посвятить себе и телу. День – решение приоритетных задач. Текучка – пара часов. Вечер – семья и расслабление.

Хронометраж как персональная система учета времени

7. Включите в план активный отдых

В ежедневный график включайте полезный отдых, который поможет расслабиться и получить положительные эмоции. Например, вечерняя прогулка или утренняя зарядка.

8. Утреннюю рутину делайте вечером

Вечером потратьте 10 минут на подготовку к будущему дню: одежда, расписание, маршрут дороги. Это сэкономит как минимум 20 минут утром. Помните про этот совет по тайм-менеджменту и тогда Вы точно останетесь в плюсе.

9. Выделите 30 минут на развитие

Предлагаем ознакомиться  Материальные и дисциплинарные взыскания с недобросовестных работников. Виды наказаний, порядок применения и снятия

Расписание состоит не только из рабочих и повседневных задач. Обязательно планируйте время и на образование.

10. Говорите: “Нет”

Хронометраж как персональная система учета времени

Пожалуй, основное правило тайм-менеджмента. Так как волшебное слово “Нет” позволит не делать то, что не входило в планы. Личные задачи на первом месте.

11. Отключите уведомления на телефоне

Уведомления мобильных приложений отвлекают чаще, чем сообщают нужную информацию. Приложения, такие как почта и соцсети проверяйте в соответствии с расписанием.

12. Медитируйте

Техника осознанного дыхания поможет отдохнуть, перезагрузится и продолжить работу с новыми силами. Мелодии из приложения Relax Melodies: Sleep Sounds расслабляют приятными звуками природы и перенесут на берег океана с шумными волнами и раскатами грома.

13. Контролируйте расписание

Десять минут потратьте на анализ сегодняшнего дня и планирование завтрашнего. Полчаса потратьте на неделю. Час – на месяц. Два – на год.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

14. Установите таймер на каждую задачу

Таймер из техники “Помидор” установите, чтобы не отвлекаться и не смотреть часто на часы. В спокойной обстановке приятно работать.

15. Готовьтесь к дедлайну заранее

Проект или отчетный документ сделайте за два дня до окончания срока. Так будет время проверить ещё раз. И не начнётся паника, если случился форс-мажор.

16. Для каждой задачи устанавливайте сроки

Хронометраж как персональная система учета времени

Так проще контролировать и планировать расписание. В приложении Boss Note задаче сразу устанавливается срок выполнения.

17. Не копите дела

Задачи, которые копятся и требуют решения, отвлекают от новых идей и мешают спокойно спать. Поэтому закрывайте два-три дела в день. Подключайте “лягушек”, “помидор” или признайтесь, что не будете их выполнять.

18. Выбрасывайте лишнее

Инвентаризация документов, канцелярских товаров и прочих предметов на столе позволит навести порядок. Ненужные вещи выкиньте или подарите, планируйте на эту задачу 1 час каждый месяц.

19. Вырабатывайте привычку планировать

Один из основных и главных принципов тайм-менеджмента. Поэтому каждый день начинайте и заканчивайте с планирования. Потом это войдёт в привычку, и Вы уже на автомате будете планировать каждый день, концентрируясь на важных задачах.

20. Воспринимайте неудачи как опыт

Если цель не достигнута, план провалился и возник форс-мажор, то не отчаивайтесь и возвращайтесь к плану заново. Проанализируйте и внесите корректировки таким образом, чтобы в следующий раз избежать подобных ситуаций.

21. Анализируйте

Итоги дня анализируйте, размышляйте о том, что было сделано, что ещё нужно сделать, и ответьте на вопросы: “Как это получилось?”, “Удовлетворены ли Вы результатом?”

22. Не бойтесь поменять планы

Встреча отменяется или сотрудник заболел, будьте готовы к переменам в расписании. Пусть всегда будет запасной план В.

23. Ежедневный релакс

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Категорию релакс планируйте ежедневно, даже с учетом того, что у Вас много дел или Вы ничего не успеваете. Релакс поможет не выгореть, освежить голову, да и нервы сберечь.

24. Учитывайте индивидуальные особенности биоритмов

Хронометраж как персональная система учета времени

В течение нескольких недель наблюдайте за собой и отмечайте часы и дни с минимальной и максимальной продуктивностью, а затем планируйте дела в соответствии с этими закономерностями. На пик активности планируйте “лягушек”.

25. Повторяющиеся задачи автоматизируйте

Составьте список задач, которые можете автоматизировать при помощи сервисов. Например: не ручное составление отчетов по звонкам, а выгрузка из CRM (например Битрикс 24 или Мегаплан), не ежедневный постинг в соц.сети, а отложенный, да и сразу в несколько.

И что со всем этим делать?

(1) запись — учет; (2) обработка результатов, осознание; (3) выводы и изменения в планах.

Предлагаем ознакомиться  Реализация залогового имущества банков со всей территории РФ*

Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то по идее надо просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего — просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут?

Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда и не делала.

Я вообще очень не люблю отвлекаться, если уж начинаю что-то делать.И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться.Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело или прерываюсь (потому что устала) — сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено.

Бланк просто лежит рядом, когда я работаю за компьютером, или вложен в блокнот, если я где-то на встрече.

Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

  • Документальная повесть Даниила Гранина «Эта странная жизнь»- биография А. А. Любищева и описание его системы учета времени. Наверное, главный «идеологический» текст по хронометражу на русском языке.
  • Книга Глеба Архангельского «Тайм -драйв». Наиболее известное и до сих пор одно из самых толковых русскоязычных руководств по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени Вы тратите на прогресс в делах, сколько — на непродуктивные рутины, а сколько его Вы просто теряете (или у вас его отнимают без Вашего согласия).

В какие моменты начинать и когда прекращать хронометраж?

Перед защитой магистерской диссертации в 2013 году я переставала делать ежедневный хронометраж — это хоть и очень мощный инструмент, но его стимулирующее влияние похоже на действие кофе. Можно переборщить, как и с кофеином.

В тот период мне нужно было скорее снять напряжение, блокирующее работу, и вызвать творческий подъём, а не «закручивать гайки».

Хронометраж как персональная система учета времени

А вот сейчас, в конце мая 2017 года, наоборот, пришлось находить время/силы для всего, что требуется делать перед началом лета, плюс еще придумывать и «запускать» много нового. Короче говоря, нужно «собраться», и 22 мая я снова начала хронометраж.

Вот уже неделя прошла, как я снова его делаю — сплошной, то есть все 24 часа все 7 дней в неделю.

В очередной раз радуюсь, что в моем распоряжении есть эта кнопка «форсаж». Стало заметно легче, хотя успевать я сразу стала больше. И удалось найти время, чтобы не только делать почти всё, что я должна, но даже и отдыхать.

Это — первая неделя за долгое время, когда я сплю по восемь часов в сутки ?

Чаще всего хронометраж прерывают во время отпуска — и это, пожалуй, правильно.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Вообще, техники тайм-менеджмента очень помогают мобилизовать силы. В том числе — в сложные периоды жизни, когда ресурсов (сил, времени) не хватает, а задач много. А когда нужно просто отдыхать — можно и нужно ослабить самоконтроль.

,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector