Стильный юрист
Назад

Зачем нужна инвентаризация

Опубликовано: 11.05.2020
Время на чтение: 14 мин
0
0

Цели инвентаризации имущества

Классификация процедуры определяется разными основаниями. Рассмотрим самые популярные из них:

  1. Полная – предполагает методическую проверку абсолютно всех активов и обязательств компании. Чаще всего проводится в период годовой отчетности.
  2. Частичная – касается определенных материально-технических средств. Может быть связана с выявленной недостачей или другими проблемами.
  3. Плановая – проводится в заранее установленный срок, указанный во внутреннем приказе предприятия.
  4. Внеплановая – назначается внезапно, а потому подготовиться к ней заранее невозможно.
  5. Натуральная – производит подсчет реально существующих объектов собственности непосредственно в месте их хранения или использования.
  6. Документальная – сверяются данные с имеющимися документами.

Регулярно проводимые мероприятия по учету ценностей относятся к полным плановым проверкам. Именно они отличаются особой масштабностью и сложностью реализации.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Кроме уже указанных выше задач, которые позволяет решить данная процедура, существуют и другие причины ее проведения. Вот главные из них:

  1. Подготовка бухгалтерского отчета для контролирующих служб, в том числе налоговой.
  2. Необходимость сдать собственность в аренду или продать.
  3. При обнаружении фактов краж, намеренной или случайной порчи.
  4. Реорганизационные мероприятия в компании.
  5. Чрезвычайные происшествия или стихийные бедствия, которые привели к потере значительной части материально-технических средств.
  6. Назначение нового ответственного лица.

Указание о том, в каком виде будет проводиться опись и каких именно ценностей она коснется, дает руководитель фирмы или лицо, исполняющее обязанности директора.

Вся процедура должна выглядеть следующим образом:

  1. Подготовка к процессу. В это время руководитель компании издает приказ, постановление или другой нормативно-правовой акт, в котором указывается как, кем и в отношении чего будет проведена проверка. Здесь же устанавливаются ее сроки.
  2. Проведение ревизии. Группа, ответственная за опись, фиксирует наличие или отсутствие в указанных местах конкретных материально-технических средств.
  3. Заполнение унифицированных бумаг. Их количество зависит от того, что именно описывается, обычно достаточно двух экземпляров.
  4. Полученные и зафиксированные сведения сравниваются с тем, что было указано в более ранних бухгалтерских отчетах. Если выявляются недостачи или излишки, назначаются процедуры по приведению документации в норму.
  5. Составляется итоговый отчет. Излишки списываются, недостачи оформляются в соответствии со списанием или с помощью других механизмов.

Прежде всего, надо определиться с целью. Тогда можно будет объективно оценить результат.

Инвентаризация имущества нужна для того, чтобы сопоставить данные бухгалтерии и реальную ситуацию, касающуюся собственности компании. Сюда относится все имущество, которое в данный момент находится «на балансе» предприятия. Но инвентаризация – это не только проверка наличия. Это еще и:

  • Проверка имущества на соответствие ключевым параметрам качества. Например, для магазина – оценка продукции с точки зрения товарного вида.
  • При выявлении фактов хищения, обнаружения излишков или недостачи – поиск заинтересованных и виновных лиц с последующим применением санкций.
  • Отслеживание полного отражения активов компании.
  • Контроль условий хранения имущества. 

Необходимо регулярно учитывать все активы компании. Существует ряд причин, которые автоматически подразумевают проведение инвентаризации имущества:

  • перед подготовкой ежегодного бухгалтерского отчета;
  • если имущество компании планируют сдать в аренду;
  • при смене материально-ответственного лица;
  • если были выявлены факты краж, порчи имущества организации, мошенничества или злоупотребления;
  • перед существенным преобразованием организации;
  • в случаях, когда из-за стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций пострадало имущество компании.

Руководитель компании может принять решение о проведении инвентаризации имущества и в других случаях. При этом он сам определяет время, сроки и масштаб мероприятия – может быть проведена выборочная инвентаризация по каким-либо конкретным типам активов.

Проведение подобных мероприятий собственными силами требует существенных затрат ресурсов, и не только денежных. Нужно либо нанимать команду в штат, либо отвлекать собственных сотрудников от их непосредственных обязанностей. К тому же в этом случае сложно быть уверенным в правильности результата инвентаризации – именно среди собственных сотрудников могут быть лица, заинтересованные в том, чтобы скрыть недостачу.

Независимая инвентаризация выгодно отличается:

  • Инвентаризацию имущества организации проводят незаинтересованные лица, что гарантирует получение реальных учетных данных.
  • Независимая инвентаризация имущества не требует отвлечения работников.
  • Процесс может быть организован быстро, буквально за 1 ночь, и сразу по всем точкам, независимо от их локализации. Так можно избежать закрытия филиалов на учет.

Передача инвентаризации имущества на аутсорсинг стала прекрасным способом экономии ресурсов, а также получения достоверного и точного результата.

Одной из главной составляющих любого успеха является опыт и стремление к лучшему результату без лишних затрат. Уже более 15 лет компания Leader Team проводит инвентаризацию имущества, ТМЦ разных типов, а также ценных бумаг, фондов и денежных средств.

Мы готовы предложить следующие условия проведения инвентаризации имущества:

  • Независимость от локализации объекта. Проведем одновременный учет имущества во всех филиалах по России – от Москвы до Владивостока.
  • Собственное ПО и техническое оснащение.
  • Соблюдение сроков, защита от фальсификации результатов инвентаризации.
  • Работаем даже со сложными и нестандартными заказами.
  • Сроки инвентаризации могут быть сокращены до 1 дня или 1 ночи.
  • Удобный формат и совместимость отчета с ERP-системами.
Предлагаем ознакомиться  Справка о рождении ребенка из ЗАГСа

Для того чтобы узнать подробнее об условиях проведения инвентаризации в компании Leader Team, позвоните по телефону 7 (495) 258-37-27 или оставьте свой номер в специальной форме на сайте.

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Зачем нужна инвентаризация

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации фактически определяется нормативными документами и установленными требованиями. Поэтому до начала мероприятия, во время его реализации и даже после окончания должны быть выполнены конкретные шаги. Выделим 5 основных этапов:

  1. Формирование группы из числа сотрудников фирмы, которые будут отвечать за процесс.
  2. Подготовка и сбор необходимой документации.
  3. Непосредственно опись имеющейся собственности.
  4. Сверка полученных данных и бухгалтерских отчетов.
  5. Ознакомление руководства с результатами.

Решение о том, на что повлияет процедура, будут ли приняты какие-то меры, принимаются только после прохождения всех шагов, даже если недостача становится очевидна гораздо раньше. Рассмотрим все этапы проведения инвентаризации имущества более подробно.

Приказ о ревизии

В первую очередь должен быть подготовлен внутренний документ компании, в котором указываются где, когда и в отношении каких материально-технических средств проводится проверка. Он может быть подготовлен в форме письменного распоряжения, постановления или другого нормативно-правового акта.

Зачем нужна инвентаризация

Частные предприятия обычно обходятся простым приказом, тогда как государственные – руководствуются иными бумагами. Кроме уже указанных выше сведений, сюда включается информация о лицах, ответственных за мероприятие.

Состав группы служащих, на которых возлагается обязанность по инвентаризации имущества предприятия, всегда однороден, поскольку регулируется установленными государством нормами и требованиями. В нее включаются:

  1. Представители администрации, к примеру, заместитель директора.
  2. Главный бухгалтер или человек, исполняющий его обязанности.
  3. Руководители структурных подразделений, в которых будет проводиться опись.
  4. Специалисты, работающие в организации. Они должны обладать достаточной квалификацией, чтобы подтвердить качество той или иной собственности, определить разницу между двумя схожими типами товаров.
  5. Независимые эксперты или приглашенные аудиторы.

Каждый член комиссии прописывается в приказе еще до начала процедуры. Выполнять ревизию в отсутствии хоть одного из них недопустимо, а замена возможна только с оформлением новой документации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Лица, официально несущие ответственность за сохранность материально-технических средств, не допускаются до участия. Это исключает возможность подтасовки результатов, утаивания важной информации.

Поскольку инвентаризация имущества проводится учреждением в соответствии с имеющимися документами, еще на подготовительном этапе должны быть подготовлены приходно-расходные акты, предыдущие отчеты и прочие бумаги, позволяющие в полной мере представить картину имеющейся собственности, денежных средств, обязательств. Их передают членам комиссии для ознакомления.

После получения перечисленных выше бумаг с ответственных лиц берется расписка о том, что необходимая документация предоставлена своевременно и в полном объеме. Это позволяет определить наличие всей собственности, в отношении которой проводится проверка.

Таким образом, группа ответственных сотрудников определяет список активов, которые должны быть проверены, поскольку в отношении них был издан приказ о ревизии, а документы подтвердили, что вещи исправны, находятся в конкретном месте или используются по назначению.

  • магазины

    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее

  • склады

    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее

  • маркировка

    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее

  • производство

    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее

  • rfid

    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее

  • егаис

    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее

  • Решения для бизнеса

    Процедура реализуется только в присутствии всех причастных к ней людей. Если кто-то из них не может присутствовать на проверке, она переносится на другое время. Это обусловлено тем, что каждый из членов комиссии обладает уникальными знаниями и навыками, без которых невозможно составить правильный отчет.

    Сама же процедура выполняется вручную, из-за чего тратится много сил, а целый ряд ведущих специалистов в это время не может заниматься непосредственными обязанностями. Ускорить процесс позволяют программы для инвентаризации собственного имущества, приобрести которые можно в компании «Клеверенс».

    «Учет имущества» — система, подходящая для того, чтобы полностью  автоматизировать управленческий учета имущества в компаниях и организациях (конфигурация для «1С:Предприятия» 8.3). Подходит для:

    • компании с большим количеством кабинетов и филиалов
    • инжиниринговые организации
    • учебные заведения
    • крупные холдинги
    • больницы и клиники
    • банки

    «Драйвер инвентаризации основных средств»  — драйвер позволяет проводить быструю инвентаризацию, учитывать штрихкоды и RFID, выдачу, возврат, внутренние перемещения имущества, а также вести учет уникальных единиц (ОС) и материалов, МОЛ, организаций, складов, помещений.

    Эти продукты позволяют учитывать как уникальные объекты собственности, так и большое число однотипных. Современные технологии делают процесс максимально простым и быстрым, что сокращает время ревизии. Это позволяет оперативно получить итоговый отчет и предпринять необходимые меры при обнаружении проблем.

    Фиксация данных, полученных в ходе описи, проводится в соответствии с установленными нормами и требованиями, как и все прочие этапы работы. Унифицированные образцы актов инвентаризации имущества могут касаться разных групп собственности:

    1. Основных средств.
    2. Товарно-материальных ценностей, в том числе принятых на ответственное хранение.
    3. Активов, еще находящихся в пути к месту использования.
    4. Денежных средств.

    Некоторые компании предпочитают разрабатывать свои нормативные акты, но большинство пользуются теми, что подготовил Госкомстат, поскольку в них указываются все требующиеся реквизиты.

    Итоговые ведомости

    После того как получены окончательные результаты проверки, они приводятся в документальный вид для дальнейшего использования. Формируются бумаги, в которых указываются выявленные расхождения между тем имуществом, которое реально было зафиксировано в ходе ревизии, и активами, о которых говорилось в бухгалтерских отчетах.

    Результат сравнения может быть как положительным, когда обнаружен излишек, так и отрицательным – недостача. В ведомости определяется не только наименование и количество материально-технических средств, но и их цена. Руководитель, ознакомившись с полученными сведениями, принимает решение о том, каким образом список должен быть приведен в соответствии с официальными данными.

    Если никаких проблем не обнаружено, составляется простой итоговый отчет, который позднее используется бухгалтерами при оформлении акта по итогам годовой деятельности. На этом этапе проверка завершается до нового приказа или постановления.

    Плюсы и минусы есть у обоих вариантов. Если говорить об организации процедуры собственными силами фирмы, необходимо учесть, что важные специалисты, которые займут место в комиссии, вынуждены будут тратить свое рабочее время именно на это мероприятие, оставив прочие обязанности. Если предполагается, что процесс будет длительным, гораздо проще позаботиться о привлечении группы проверяющих со стороны.

    https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

    Заинтересованные лица гарантированно проведут объективную оценку, не утаив каких-либо проблем, фактов хищения и так далее. Однако мнение некоторых компаний гласит, что посторонние лица не смогут разобраться в тонкостях оцениваемого имущества, например, на строительном производстве.

    Оптимально было бы совместить оба варианта, пригласив как своих сотрудников, вызывающих полное доверие, так и аудиторов из других фирм. Упростить их работу поможет автоматизация описи с использованием современных технических средств.

    Исправление некорректных данных возможно, но только после установления факта совершения нарушений в соответствии с законодательством. Сведения передаются председателю служебной комиссии и на время склад с ценностями закрывается.

    После того как недочеты были подтверждены, их корректируют непосредственно в заполненной ранее документации. В подтверждение, что новым сведениям можно доверять, все члены группы, ответственной за опись материально-технических средств, ставят свои подписи. Затем работа продолжается.

    Первым этапом самостоятельной инвентаризации имущества является формирование команды, ответственной за эту задачу. Обычно выбирают среди собственных сотрудников:

    • представителей администрации;
    • юридического отдела;
    • финансового отдела или бухгалтерии;
    • технического отдела.

    Полный список участников инвентаризационной комиссии нужно утвердить соответствующим приказом. Также здесь должны быть указаны сроки проведения инвентаризации, тип имущества, которое нужно учесть в ходе проверки.

    Комиссия берет на себя обязательства по контролю любых нарушений, которые могут иметь место в ходе проведения инвентаризации. Также отобранные сотрудники отслеживают любые ошибки, чтобы своевременно сообщить об этом председателю и принять меры по устранению неточностей.

    Второй этап – предоставление комиссии всех документов, касающиеся последнего прихода и расхода. Также комиссии потребуются расписки от материально-ответственных лиц. Эти расписки надо предоставить непосредственно в день проведения инвентаризации имущества организации.

    На третьем этапе приходит время заняться непосредственно инвентаризацией. Нужно определить количество всех ТМЦ, также в этот момент происходит проверка состояния и качества активов, а также условий хранения. Учету часто подлежать также ценности в виде документов – например, авторские права и другое имущество, не имеющие имущественно-материальной формы.

    На четвертом этапе надо сравнить полученную инвентаризационную форму с данными бухгалтерского отчета. При этом комиссия занимается регулированием вопросов, связанных с возможными расхождениями.

    На последнем этапе руководитель компании должен ознакомиться с отчетом, полученным в результате инвентаризации, а также принять решение о том, как поступить с найденными расхождениями между проведенным учетом и бухгалтерскими данными.

    • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
    • при смене материально ответственных лиц;
    • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
    • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
    • при реорганизации или ликвидации организации;
    •  других случаях, предусмотренных законодательством.

    Что необходимо проверить при инвентаризации?

    Зачем нужна инвентаризация имущества?

    Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

    В обязательном порядке необходимо проверить:

    • нематериальные активы;
    • основные средства;
    • финансовые вложения;
    • товарно-материальные ценности;
    • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
    • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
    • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
    • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
    • активы и обязательства  компании.

    Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

    КОМИССИЯ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

    В состав инвентаризационной комиссии могут входить:

    • административные сотрудники;
    • главный бухгалтер;
    • иные руководящие специалисты.

    В комиссию запрещено брать материально-ответственных лиц (МОЛ). Согласно порядку, проведение ревизии невозможно при отсутствии хотя бы одного члена комиссии. В противно случае инвентаризация будет недействительна.

    https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

    Если объем имущества для проверки большой, и нет возможности проверить его за раз, то помещение, где проходит ревизия опечатывают на время ухода комиссии. Согласно правилам, промежуточные итоги проведения инвентаризации фиксируют в ярлыках, которые на период перерыва проверки закрывают в сейфе.

    Среди задач комиссии не только оценка состояния и наличия имущества. Комиссия вправе вносить предложения для улучшения контроля, хранения, приемки, отпуска материальных ценностей компании.

    КАКИЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ ИСПОЛЬЗУЮТ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ?

    Главным образом ее проводят для того, чтобы убедиться в реальности ситуации, представленной в бухгалтерской документации. Это позволяет избежать появления внезапных проблем с контролирующими службами. Дополнительными задачами можно назвать:

    1. Проверку качества, особенно если дело касается оптовых или розничных продаж. Товары должны быть правильно упакованы, иметь привлекательный внешний вид, соответствовать установленным требованиям реализации.

    2. Возможность обнаружить недостачу и выявить ее причину.

    3. Отслеживание всех активов фирмы с момента поступления в распоряжение и при каждом дальнейшем перемещении.

    4. Контроль правильности хранения и использования.

    Задачи в каждой конкретной организации могут быть разными. Это связано с ее основной деятельностью и во многом от нее же зависит частота проведения таких проверок.

    Для проведения процедуры предусмотрено несколько унифицированных нормативных актов. Они идентифицируются разными наименованиями и номерами:

    1. ИНВ-1 – используется при ревизии основных материально-технических средств компании. Составляется в двух экземплярах на каждое место складирования собственности. Готовится отдельно для разных видов имущества: производственного и непроизводственного, собственного и взятого в аренду.
    2. ИНВ-3 – хранит информацию о материальных ценностях, запасах, ресурсах, которыми располагает конкретный объект.
    3. ИНВ-5 – во многом схожа с предыдущим нормативным актом, но оформляется для имущества, взятого на ответственное хранение.
    4. ИНВ-6 – заполняется в отношении собственности, которая уже была закуплена, но еще находится на стадии перевозки к месту складирования или использования.
    5. ИНВ-11 – здесь фиксируются данные о финансах, которые будут затрачены в течение следующих нескольких лет или месяцев.
    6. ИНВ-15 – прописывается при учете наличных денежных средств.

    Все перечисленные выше бланки заполняются комиссией в ходе описи.

    Чтобы зафиксировать результаты ревизии используют разные формы описей и актов, часто унифицированные:

    • ИНВ-1 (опись основных средств);
    • ИНВ-3 (опись товарно-материальных ценностей);
    • ИНВ-5 (опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение);
    • ИНВ-6 (акт для расчетов товарно-материальных ценностей, находящиеся в пути);
    • ИНВ-11 (акт для расходов будущих периодов);
    • ИНВ-15 (акт для наличных денежных средств).

    Применять унифицированные документы не обязательно. Организация вправе разработать собственные формы для инвентаризационной описи. Но на практике унифицированные формы достаточно актуальны, так как в них есть все необходимые реквизиты и сведения.

    ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

    что такое инвентаризация имущества

    Процедура ревизии имущества и обязательств предприятия предусматривает составление следующих документов:

    • распоряжение руководства;
    • инвентаризационных описей, необходимых для внесения данных расчетов в процессе проведения процедуры. Опись заполняют в двух экземплярах (можно больше) по унифицированной форме или по форме, установленной в компании.

    Если нужно внести правки, неверные данные зачеркивают и сверху вносят корректные. Правки оговаривают, а также обязательно подписывают все члены комиссии и материально-ответственный сотрудник. При внесении правок другим методом нужно либо скорректировать их вышеуказанным способом, либо переписать отчетность. В описи нельзя оставлять пустые графы (все пустые строки прочеркивают).

    Опись после составления подписывают комиссия и МОЛ. Комиссия также должна написать в документе расписку, где сообщить о своем присутствии и отсутствии каких-либо претензий к описи.

    СЛИЧИТЕЛЬНЫЕ И ИТОГОВЫЕ ВЕДОМОСТИ

    Результаты инвентаризации облекают в документальную форму. На их основе формируют:

    • сличительную ведомость – документ, где фиксируются расхождения между фактическим наличием активов организации и бухгалтерскими данными. Сличительную ведомость составляют в двух образцах по форме согласно методическим указаниям компании;
    • приказ руководителя компании о решение расхождений (если они есть). Приказ – основание для корректировки данных бухгалтерского учета.

    Фактические расхождения отражают в бухгалтерской документации в периоде согласно дате проведения ревизии.

    Если проводили годовую инвентаризацию, итоги отражают непосредственно в годовой бухгалтерской отчетности. При этом, если было выявлено устаревшее имущество, его списывают с учета.

    Заключение

    Мы рассказали все об инвентаризации имущества и подробно описали, что это такое. Процедура позволяет всегда быть в курсе того, в каком состоянии находятся важные активы. Ускорить и упростить процесс достаточно просто. Необходимо только модернизировать его, применяя современные технические средства и программы. Помощь в выборе оборудования и софта окажут специалисты и менеджеры компании «Клеверенс».

    https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

    Количество показов: 1354

    , ,
    Поделиться
    Похожие записи
    Комментарии:
    Комментариев еще нет. Будь первым!
    Имя
    Укажите своё имя и фамилию
    E-mail
    Без СПАМа, обещаем
    Текст сообщения
    Adblock detector